Cenografia em Hotel: Regras, Medidas e o Que Checar

Cenografia em hotel funciona muito bem, mas o projeto começa pela ficha técnica do salão, e não pelo desenho. No Sheraton São Paulo WTC, por exemplo, o pé-direito vai de 2,5 m numa sala de reunião a 15 m no Golden Hall. Elevador de carga, piso, regras de fixação e janela de montagem definem o resto.

Este post é sobre cenografia de evento — convenção, lançamento, premiação, kick-off ou encontro de líderes que acontece num hotel. Ele fala com quem organiza o evento (agência, produtora, RH ou marketing), não com expositor de feira. Uma dúvida que nossos clientes sempre trazem é: “o que eu imaginei cabe no salão que já reservei?”.

Por que cenografia em hotel é diferente de pavilhão?

Porque o hotel é um prédio em funcionamento, com hóspedes, acabamento nobre e salões vendidos em sequência. No pavilhão, a montagem tem dias inteiros e acesso de caminhão até o lote. No hotel, a cenografia divide doca, elevador e corredor com a operação do dia a dia, e o salão pode ter outro evento na véspera.

Ponto	Hotel	Pavilhão de feira
Pé-direito	Varia muito de salão para salão, inclusive dentro do mesmo hotel	Em geral alto e uniforme no hall
Acesso da carga	Doca, corredor de serviço e elevador de carga	Caminhão chega perto da área de montagem
Janela de montagem	Costuma ser de horas, não de dias	Calendário de montagem definido no manual
Piso e paredes	Carpete, mármore e madeira que precisam de proteção	Piso industrial
Quem aprova	Equipe de eventos do hotel	Organizadora da feira e o pavilhão

Na prática, isso muda três coisas no projeto: o tamanho máximo de cada peça, o tipo de acabamento e quanto da montagem precisa ficar pronto antes de chegar ao hotel.

Qual pé-direito eu preciso checar no salão?

O pé-direito útil, medido no ponto exato onde a cenografia vai ficar. Ele muda bastante: no Sheraton São Paulo WTC, o Salão de Festas e o Teatro têm 6,5 m, várias salas ficam entre 2,5 m e 3,3 m, e os foyers ficam entre 2,6 m e 3,4 m, segundo a tabela do próprio hotel.

O número da ficha técnica é o teto “limpo”. Lustre, sanca, saída de ar-condicionado, sprinkler e trilho de divisória móvel roubam altura. Um backdrop de 3 m que cabe com folga no salão principal pode simplesmente não entrar no foyer de 2,6 m, que é justamente onde fica o credenciamento.

Por isso, aqui na Atom o projeto 3D é feito sobre a planta real do salão, com as alturas livres marcadas. É no 3D que se descobre que o painel precisa baixar 20 cm ou mudar de parede, e não na hora da montagem.

Como a cenografia chega até o salão?

Pelo caminho de serviço do hotel, e a menor medida desse caminho define o tamanho máximo de cada peça. Doca, porta, corredor, curva e elevador de carga: se uma peça não passa por um deles, ela não chega ao salão.

É por isso que a cenografia para hotel é desenhada em módulos. A Atom trabalha com cenografia construída em marcenaria, produzida e acabada na fábrica e dividida em partes que encaixam no local. Um painel de 6 m vira, por exemplo, três módulos que passam pelo elevador e são unidos no salão.

Antes de fechar o desenho, peça ao hotel:

• largura e altura da porta da doca e do corredor de serviço;
• medidas internas e capacidade de carga do elevador de carga;
• horário em que a doca recebe material;
• se existe restrição de caminhão na rua do hotel. Em São Paulo, a restrição de circulação de caminhões no centro expandido pode empurrar a entrega para a noite.

O que o hotel costuma proibir na montagem?

Furar, fixar, pintar e encostar qualquer coisa na estrutura do local. Um manual de congresso realizado no Bourbon Convention Ibirapuera, em São Paulo, deixa isso claro:

• proibido fixar, furar, pintar ou danificar piso, paredes e colunas;
• todo o piso, seja carpete, vinílico ou pedra, deve ser protegido com forração;
• painéis devem ter proteção emborrachada ou de silicone na base;
• pintura nos painéis é proibida, e trabalho com tinta deve ser feito fora da área do evento;
• sprinklers, detectores de fumaça, saídas de emergência e extintores não podem ser obstruídos;
• carga máxima sobre o piso de 200 kg/m².

Esse manual é de uma edição específica, e as regras mudam de hotel para hotel. Use a lista como roteiro de perguntas, não como regra universal. Outro manual de congresso em hotel, em Manaus, avisa que danos, mesmo acidentais, são cobrados de quem montou.

O que isso muda no projeto: a cenografia precisa ser autoportante, com base e contrapeso próprios, sem depender de parede. E precisa chegar pintada, com o acabamento pronto. A pintura e o ajuste fino acontecem na fábrica, e a montagem seca antes do evento garante que tudo encaixa sem retrabalho no salão.

Pendurar algo no teto é outro assunto. Muitos salões não têm pontos de carga, e qualquer peça suspensa depende de autorização do local. Quando existe rigging, ele é contratado e pago pelo cliente direto ao local, e nunca passa pela Atom.

Quanto tempo de montagem o hotel libera?

Bem menos do que a maioria imagina. No mesmo manual do Bourbon Convention Ibirapuera, a entrada de material para decoração tinha janela das 8h às 13h, e a desmontagem, das 18h às 20h. São 5 horas para montar e 2 horas para tirar tudo.

Com uma janela dessas, não existe espaço para montar “do zero” no salão. O que funciona é:

• peças prontas e testadas antes, na montagem seca;
• sequência de montagem definida, com o que entra primeiro no elevador;
• equipe dimensionada para a janela, e não para o volume total;
• desmontagem planejada junto, porque o hotel costuma vender o salão no dia seguinte.

Se o seu evento cai em época concorrida para salões, como as confraternizações de fim de ano, negocie com o hotel um período de montagem no contrato do salão. E veja com quanto tempo de antecedência contratar a cenografia para não apertar a produção.

Onde a cenografia rende mais num evento em hotel?

Nos pontos por onde todo convidado passa: entrada e foyer, credenciamento e palco do salão principal. É ali que o investimento aparece na foto e na memória de quem participa.

• Foyer e credenciamento: é o primeiro contato com o tema do evento. Atenção ao pé-direito, que costuma ser o mais baixo do andar.
• Palco do salão: backdrop, moldura de tela e laterais cenográficas. Aqui o pé-direito alto do salão principal permite peças maiores.
• Corredores de acesso: paredes cenográficas que conduzem o convidado até a plenária.

Som, luz e telão de LED não são escopo da Atom: eles vêm do fornecedor de audiovisual do evento. O ideal é que os dois projetos conversem desde o início, porque a moldura cenográfica é desenhada em volta da medida da tela.

Veja como funciona o nosso serviço de cenografia para eventos corporativos.

O que pedir ao hotel antes de fechar a cenografia?

A ficha técnica do salão e o manual de fornecedores, de preferência numa visita técnica com a cenografia junto. A lógica é a mesma da visita a pavilhão: medir e confirmar o que a planta não mostra.

Checklist para levar ao hotel:

• planta do salão e do foyer, com pé-direito livre em cada ponto;
• medidas do caminho de carga: doca, portas, corredor e elevador;
• horário de entrada de material, de montagem e de desmontagem;
• regras de proteção de piso e de fixação em parede e teto;
• carga máxima sobre o piso;
• se o hotel exige ART da montagem e seguro dos fornecedores;
• pontos de energia disponíveis para iluminação da cenografia;
• se há outro evento no salão na véspera ou no dia seguinte.

Na hora de comparar orçamentos, lembre que frete e ART entram no custo de cenografia e costumam ser esquecidos por quem orça pela primeira vez. Se tiver dúvida sobre o documento, explicamos aqui o que é ART em cenografia e por que você precisa.

Perguntas frequentes

Dá para pintar a cenografia dentro do hotel?

Em geral, não. Os manuais de eventos em hotel costumam proibir pintura no local, e trabalho com tinta, quando permitido, é feito fora da área do evento. Por isso a cenografia deve chegar com o acabamento pronto de fábrica.

O hotel cobra se a montagem danificar piso ou parede?

Sim, é comum o manual prever cobrança de danos, mesmo acidentais. Proteção de piso, base emborrachada nas peças e cenografia autoportante, sem fixação em parede, reduzem esse risco.

Qualquer salão de hotel recebe cenografia?

Recebe, mas o tamanho das peças muda. Num salão de 6,5 m de pé-direito cabe um palco cenográfico alto; numa sala de 2,5 m, o projeto precisa ser mais baixo e mais horizontal. A ficha técnica do salão responde isso antes do desenho.

Preciso de ART para cenografia em hotel?

Muitos locais pedem, e a Atom trabalha com ART de montagem em seus projetos. Confirme com o hotel o que é exigido de documentação dos fornecedores antes do dia da montagem.

Resumindo

Cenografia em hotel dá certo quando o projeto nasce da ficha técnica do salão: pé-direito livre, caminho de carga, regras de fixação e janela de montagem. Com peças modulares, autoportantes e prontas de fábrica, a montagem cabe nas poucas horas que o hotel libera.

Tem evento chegando e quer uma ambientação que ninguém esquece? Chama a gente — a conversa é sem compromisso.

Equipe Atom Cenografia